Unidad 2 “tarjetas de presentación”

¿Qué son las tarjeta de presentación? Abundan los sitios de  internet que definen con enorme precisión lo que son. Para nuestro curso nos será muy importante reproducir lo que la agencia “Pixel People” Publicidad Digital de León, Guanajuato, nos dice. Observemos este discurso:

Las tarjetas de presentación son una representación visual con la información de contacto de una persona o empresa. Las tarjetas de presentación se intercambian entre personas para generar oportunidades de negocios, sirven para reforzar el contacto entre empresas y personas con la idea de dejarles una posibilidad de comunicación, para adquirir o preguntar por los bienes o servicios que dicha persona ofrece; sirven también como una estrategia de marketing y son una excelente herramienta de negocios.

Una característica común de las tarjetas de presentación es el tamaño, generalmente estandarizado a 9.00×5.00 cm. Aunque hay sus excepciones, generalmente están impresas en papel.

Las buenas tarjetas de presentación, pueden llevar uno o más aspectos de diseño visual para transmitir un mensaje, dejar una impresión o simplemente agradar a la vista, hay teorías que sugieren que una simple combinación de color o diseño puede influir en la decisión de las personas.

Las tarjetas de presentación generalmente deben llevar los datos relevantes de contacto: Nombre de la persona, Nombre de la empresa que representan, Logotipo de dicha empresa, Información de contacto como la dirección, los teléfonos, el e-mail y sitio de internet, si es que lo hay.

¿Cuáles son las características de las tarjetas de presentación?
- Pueden ser impresas en 1, 2 ó 3 colores o en selección de color, es decir, en 4 colores.
- El diseño pude ser vertical u horizontal
- Puede ser impresa en uno o ambos lados. Esto último no es muy común, ya que la gente solo suele ver el frente de las tarjetas de presentación.
- Pueden ser impresas en diferentes sustratos o tipos de papel como brillante, mate, liso o grabado y utilizando alguno de las siguientes métodos.

Técnicas de impresión de tarjetas de presentación

1.- Impresión en offset.- La impresión de tarjetas de presentación en offset era la técnica más común anteriormente, pero con la aparición y revolución tecnológica de la impresión digital, el offset ha quedado rezagado a un segundo término. La principal ventaja del offset son los costos cuando se imprime en volumen, es decir, por millares. Actualmente no es costeable imprimir un ciento de tarjetas de presentación a 3 tintas o en selección de color usando esta técnica ya que los costos son muy altos. Algo que no se puede hacer en las otras técnicas es el llamado “Botado”, es decir, realzar parte del diseño de las tarjetas de presentación, como pudiera ser por ejemplo un logotipo, esto se hace prensando el papel en medio de un molde de tal forma que la figura queda realzada al momento del impacto y esto sólo se puede hacer en una máquina de imprenta.

2.- Impresión digital.- Ha adquirido mucha popularidad por los costos, rapidez y facilidad de la impresión en equipos como los Xerox Docucolor, ya que teniendo listo el diseño, la impresión esta lista en tan solo un par de minutos. Las tarjetas de presentación pueden ser impresas sobre papel mate o papel brillante, el colorido y calidad de impresión son excepcionales, estas impresoras tienen una resolución de impresión de 600 dpi permitiendo imprimir cualquier tipo de imagen con buena calidad. Aquí no se pueden imprimir tarjetas de presentación sobre papel rugoso o con poros, ya que el tóner no logra penetrar bien dichas hendiduras y se caerá rápidamente ya que no tendrá suficiente adherencia al papel.

3.- Impresión en serigrafía.- Es una técnica más lenta por ser un proceso muy diferente, el cual puede ser manual o automático y digamos que hasta artesanal, ya que sus acabados son muy diferentes a las otras técnicas de impresión. Hay varias ventajas. Se puede imprimir sobre prácticamente cualquier material, incluyendo plástico, metal o hasta piel. Existen tintas con acabado mate o brillante y diversas tintas para diversos sustratos. Otra de las ventajas de la impresión en serigrafía es que se puede imprimir en colores metálicos o realzar las tintas para darles una apariencia sobresaliente al tacto. Otra ventaja más de la serigrafía es que se puede imprimir sobre papel oscuro o de colores y las tintas cubren bien el fondo evitando una mezcla de colores entre las tintas y el color del papel, lo que si sucede si intentas hacer esto en la impresión digital o el offset.

4.- Impresión en papel fotográfico.- No hay mucho que decir sobre esta técnica de impresión que tiene un menor uso, la mayor ventaja en comparación con las otras técnicas es que la resolución es mucho mayor ya que es papel fotográfico donde se imprime, y la principal desventaja es que el papel es delgado y suele mancharse y maltratarse ya que se agrieta fácilmente al doblarse.

Existen otros sustratos en los cuales se pueden imprimir tarjetas de presentación, pudiendo ser desde plástico o metal, solo que los costos son más elevados, especialmente las tarjetas de presentación metálicas.

¿Qué características debe tener una buena tarjeta de presentación?
Independientemente de un buen diseño, la tipografía debe ser muy clara y legible. La tarjeta de presentación debe contener todos los datos relevantes de contacto y dar una buena imagen, recuerda que es una representación visual de tu empresa o de tu persona.

Que NO debe hacerse con una tarjeta de presentación.
- NO pretendas hacer de ella un volante, es decir, no quieras saturar la tarjeta de presentación con información irrelevante, como ofertas o largas listas de servicios.
- NO escribas a mano tus datos, mejor manda hacer unas cuantas, son muy económicas
- NO las imprimas en impresoras de inyección de tinta se ven de mala calidad.
- Tampoco uses sellos para poner tu nombre ya que dan muy mal aspecto

Detalles que se les pueden hacer a una tarjeta de presentación
Se le puede añadir una cubierta de barniz UV para darle un acabado brillante o mate y proteger la impresión de las tarjetas de presentación dándoles una mayor durabilidad y resistencia al tacto. Se puede hacer un suaje para cortar las tarjetas de presentación en una forma específica, es decir, no el típico rectángulo de 9.00×5.00 cm.

Utiliza tu imaginación y creatividad, no hay una regla escrita para el diseño de tarjetas de presentación. Lo importante es que cumplan su función.

Unidad 2 Redacción de “Reconocimientos”

Hola, Amigos, en un texto muy interesante escrito por Raúl Abad, del Centro para Empresas y profesionales, dice que:

El reconocimiento al empleado es una herramienta de gestión, que refuerza la relación de la empresa con los empleados.

Cuando se reconoce a la gente eficazmente, se están reforzando las acciones y comportamientos que, la organización desea ver repetidas por los empleados coincidiendo y alineándose perfectamente con la cultura y objetivos generales de la empresa. Pero, ¿Qué tipo de reconocimiento utilizar para alcanzar nuestros objetivos corporativos? Existe multitud de ideas para reconocer eficazmente a los empleados, ya sea de manera informal o formal. Dentro de una buena planificación y estrategia, las posibilidades estarán limitadas únicamente por nuestra imaginación. Podemos reconocer de forma individual, a un equipo o a nivel organizacional y lo podemos hacer de dos formas, mediante el reconocimiento informal o el formal.

Reconocimiento informal

Se trata de un sistema que, de una forma simple, inmediata y con un bajo costo refuerza el comportamiento de los empleados. Se puede poner en práctica por cualquier directivo, con un mínimo de planificación y esfuerzo y puede, por ejemplo, consistir en una tarjeta de agradecimiento, un correo electrónico, una palmadita en la espalda o un agradecimiento público inesperado. Podríamos también desglosarlo en reconocimiento informal sin costo o con bajo costo, según lo acompañemos o no con algún tipo de premio o detalle. ¿A quién no le gusta que le reconozcan y agradezcan sinceramente por su trabajo?, además, cuando es inesperado y espontáneo, posee un efecto emocional que, alcanza de lleno al corazón del que lo recibe.  A pesar de lo fácil que parece el realizarlo, es el que menos utilizan las empresas, pues siempre existe cualquier cosa más importante para los directivos que pensar y dedicarse por unos momentos a sus empleados o colaboradores.

Reconocimiento formal

Es fundamental para construir una cultura de reconocimiento y su efecto, cuando se realiza eficazmente, es muy visible en cuanto a resultados y rentabilidad. Lo utilizamos para felicitar a un empleado por sus años en la empresa, celebrar los objetivos de la organización, reconocer a la gente extraordinaria, reforzar actividades y aportaciones, afianzar conductas deseadas y demostradas, premiar un buen servicio o reconocer un trabajo bien hecho. El reconocimiento formal es la base de una estrategia de reconocimiento que, nos conduce hacia la retención de los empleados.

Regla del 80/20 para el reconocimiento formal

En toda estrategia de reconocimiento formal, existen dos partes diferenciadas. La parte intangible, que viene a ser el acto de presentación, donde emana la comunicación emocional y la parte tangible, que es el vínculo físico que utilizamos para hacer que la experiencia sea memorable. Pues bien, la proporción coincide con la famosa regla de Paretto del 80/20. Tenemos que maximizar el 80% de la parte intangible, así como en el 20% restante de la parte tangible, para lograr un reconocimiento eficaz. Un acto de reconocimiento es bueno que sea relacionado con algo tangible, ya sea regalos, premios, placas, diplomas, etc. para así vincular la memoria del logro y hacer que impulsen a sus empleados a contar la historia. Es muy importante, la inclusión del logo o imagen corporativa de la organización, para así simbolizar al máximo la experiencia. Por último, recuerde que un acto de reconocimiento formal no tiene por qué ser caro para ser memorable.

Dosis apropiadas de ambos

Acorde a la estrategia de reconocimiento que apliquemos, según las características de nuestra organización, utilizaremos el reconocimiento formal e informal conjuntamente y alineados con los objetivos definidos, para así implantar una cultura de reconocimiento, que reduzca costes laborales como el absentismo y la baja productividad, aumente el compromiso del personal y se convierta en una sólida y sostenible ventaja competitiva.

Todos necesitamos ser apreciados y reconocidos, pero no necesariamente de la misma forma o con los mismos obsequios. Cada persona es única y de nosotros va a depender averiguar cual es la mejor forma para valorar su labor.  Existe multitud de ideas para reconocer eficazmente a nuestros empleados, ya sea de manera informal o formal. Dentro de una buena planificación y estrategia, las posibilidades estarán limitadas únicamente por nuestra imaginación.

¿Cuál es el formato adecuado y la estructura del contenido?

En realidad, diseñar un Diploma, Reconocimiento, Felicitación, Mérito, es una tarea sencilla. Los requisitos esenciales son que proyecte: un logotipo o membrete, el nombre de la compañía u organización y el mensaje para destacar el objetivo del reconocimiento al empleado –deberá escribirse el nombre completo y sus dos apellidos-, y las razones que empujaron a la empresa a otorgar tal reconocimiento. Además deberá estar avalado por las firmas y rúbricas de los funcionarios de mayor nivel, así como la fecha de entrega del reconocimiento y el lugar de origen.

Además, las plantillas que ofrecen los programas de diseño, facilitan enormemente la decoración, el acabado, etc.

Por lo general en cualquier ciudad del mundo aparecen las agencias de publicidad y exhiben muestrarios de gran repertorio para facilitar la toma de decisiones del ejecutivo que manda elaborar un reconocimiento. Los hay en soportes de madera, latón, cristal, papel, etc. Y en todos los formatos: carta, oficio, personalizado; impresos o estampados en una cantidad variada de tintas, con un muestrario tipográfico ad hoc. Y con ello también aparecen los exhibidores, marcos o utensilios propios para exhibirlos.

La recomendación puntual que haremos –precisamente porque de eso trata nuestro curso- será que el mensaje redactado sea claro, sencillo, directo, sin problemas ortográficos ni gramaticales.

Unidad 2 El Manual de bienvenida!

DEFINICIÓN: El manual de inducción o de bienvenida, contiene la información necesaria que el empleado de nuevo ingreso debe saber acerca de la compañía para poder desempeñar su trabajo satisfactoriamente. Es útil para orientar a los nuevos empleados así como una guía de referencias para empleados de mayor antigüedad. Es de gran valor pues se considera como un promotor auxiliar en mejorar las relaciones entre patrón y empleado.

Estructura del Manual –curso- de inducción:

  • Portada
  • índice
  • Misión
  • Visión
  • Bienvenida
  • Mensaje
  • Historia de la empresa
  • Algún tópico o tema que la institución quiera destacar
  • Documentos legales que el trabajador estará obligado a conocer
  • Organización Básica del negocio
  • Ubicación
  • Horario de Trabajo y días de pago
  • Lugar de pago
  • Permisos con goce de sueldo
  • Fotografías o ilustraciones del negocio y del personal

Por lo regular, el LCO imprime el manual de bienvenida en un formato de tríptico o folleto para donarlo a los empleados de nuevo ingreso. Se recomienda mantenerse al corriente en las ediciones respectivas, pues un folleto sin revisiones especiales, pierde confiabilidad.

Unidad 2 El Currículo (Currícumul Vitae)

El término proviene del latín y significa “la carrera de la vida”. DEFINICION: Conjunto de datos relativos al estado civil, situación, títulos, actividades realizadas por la persona, candidato a un puesto, cuyo objetivo es dar a conocer sus datos personales. Es la carta de presentación, el elemento que permite que vendas tus capacidades y conocimientos. Describe aptitudes y experiencia y permite al potencial empleador ver  sintéticamente si podrías encajar dentro de sus necesidades de búsqueda.

¿Es Necesario poseer un CV? .- Un CV efectivo es uno de los documentos más importantes de tu carrera profesional.  Podrá incrementar tus posibilidades de lograr el puesto de trabajo buscado. Las búsquedas de personal en su mayoría, exigen la presentación o envío de un CV, por lo que tener uno preparado y actualizado te permitirá responder rápidamente apenas aparezca la oportunidad de trabajo que buscas.

¿En que puede ayudarme a encontrar trabajo un CV? .- Un buen CV permite obtener entrevistas que desembocan en un ofrecimiento de empleo. Si está bien armado, el CV va a resaltar de manera inmejorable tus aptitudes, logros y experiencia laboral de modo que te distingas de los restantes postulantes, posicionándote  como una persona que merezca ser entrevistada. Las consultoras en Recursos Humanos siempre te pedirán tu CV para que lo puedan enviar a las empresas que buscan gente con tu perfil. Incluso, cuando te llamen para completar solicitudes de aplicación o incluso en la entrevistas, el CV funciona como un excelente medio de ayuda memoria.

¿Cómo debería preparar y escribir mi propio CV?.- No existen formatos ni reglas respecto a como escribirlo; sin embargo existen guías que son de mucha utilidad para generar buenos resultados. Comienza por arrojar ideas en un borrador sobre educación, experiencia laboral, aptitudes laborales (es decir en lo que crees que eres bueno; es decir tus fortalezas), pertenencia a organizaciones académicas, profesionales, sociales, etc.  Cuando escribas sobre tus experiencias laborales previas (en caso de contar con ellas) además de escribir el título del puesto, describe lo que hacías en el trabajo, para qué servía tu puesto de trabajo, qué responsabilidades manejabas, el carg0 al iniciar y el que desempeñabas al cesar tu relación laboral. Anota cualquier logro obtenido en tu gestión, por más mínimo que éste sea. Describe en detalle cuándo empezaste y cuándo terminaste cada empleo. Evita trabajos de los que no puedas dar explicaciones. Si tuviste tiempo desempleado describe qué hiciste en ese tiempo, por ejemplo, podrías haber estudiado, o viajado, o realizado trabajo voluntario, etc.

Como adecuar mi CV para obtener mejores resultados….- Adecuar tus aptitudes y experiencia a las necesidades del empleador (o puesto a cubrir) puede mejorar tus oportunidades de asegurar una entrevista. Piensa qué aspectos de tu educación, experiencia y aptitudes son las más atractivas para este empleador y/o este puesto de trabajo. Es importante recordar que el CV es como un folleto personal que debe promover fortalezas y aptitudes y demostrar los beneficios que puedes acercar a la organización del empleador. Por ello es importante que averigües lo máximo que puedas acerca del perfil que deseas potencialmente cubrir y si tienes acceso sobre la industria a la cual anhelas ingresar. Sobre todo, esto implica pensar como un empleador… hacerse las preguntas: qué están buscando ellos? Qué elementos claves se preguntaron en la descripción del puesto a cubrir? Qué tan bien estoy armado para este puesto de trabajo en particular? Siempre debes ser honesto y preciso en tu información. En la mayoría de los casos el potencial empleador va a utilizar tu CV como base de la entrevista y para buscar referencias.

¿Cómo debo presentar mi CV?.- Una vez que detectaste la información clave a incluir y hayas resaltado los elementos más importantes, necesitas organizar los puntos. Asegúrate que tu CV sea simple y claro. Eso implica descripciones breves, con hechos concretos. El CV no debería superar las dos cuartillas. Si puedes en una, mejor aún. Aclara el tipo de trabajo que buscas y enuncia las razones por las cuales estás calificado. Usa verbos activos que describan tus aptitudes, capacidades y logros. Por ejemplo: “Puedo contribuir en.. / …tengo experiencia organizando… / …estoy entrenado para…”

Usa un formato claro y lógico. Puedes organizar, por ejemplo, tu CV por títulos de trabajo, con tu puesto más reciente con el actual en primer lugar, (el más usado). Dado que tu historia personal, logros, formación, etc. son únicas, las formas de organizarlas y expresarlas son igualmente únicas.

Cualquiera que sea tu opción de organización, asegúrate de incluir los puntos más importantes. También utiliza títulos de secciones claros, lenguaje sencillo y márgenes adecuados con buen espacio entre palabras. Adecua el tamaño de la letra como para que sea legible para cualquier persona. Verifica no tener errores ortográficos, dado que reduce mucho la calidad de tu CV.

ELEMENTOS EXTERNOS DEL CURRICULO:

0.- Datos personales:

  • nombres y apellidos
  • domicilio
  • teléfono e-mail
  • fecha y lugar de nacimiento
  • nacionalidad
  • estado civil, número de hijos y edades
  • ocupación actual
  • situación militar
  1. Motivos o impulsos a cambiar de empleo: aspiraciones económicas: monto, beneficios, prestaciones
  2. Objetivos específicos que pretendes alcanzar en la empresa:
  3. Preparación (FORMACIÓN) académica: estudios en orden cronológico inverso, títulos, fecha y lugar de obtención, cursos adicionales para completar la imagen intelectual.
  4. Premios, becas de investigación y ayudas: Institución, Detalles del premio, Fecha
  5. Experiencia profesional: Puestos desempeñados, Fechas, Puesto, Institución, Descripción de las funciones
  6. Publicaciones realizadas: (anexos, títulos, fechas de edición y publicación)
  7. Idiomas que domina:
  8. Presentaciones en conferencias: “Título,” Lugar, Fecha.
  9. Referencias: Nombre, Puesto. Compañía, Teléfono
  10. Áreas de interés laboral:
  11. Organizaciones profesionales a las que pertenece:
  12. Acreditaciones:
  13. Intereses y actividades de desarrollo y superación personal:
  14. Aficiones:
  15. Trabajos voluntarios:
  16. Informática: Software y hardware
  17. Licencias y certificados:

La carta “Circular”

Definición: Orden escrita que una autoridad superior dirige a todos o a una gran parte de sus subalternos. Información específica de interés general.

Etimológicamente, la palabra circular deriva del latín circularis, y es un documento en forma de orden  y de carácter general en que la empresa da reglas o hace prevenciones a sus empleados, en un determinado asunto.

La diferencia de la circular y el memorando es mínima, pero la circular debe reservarse para los asuntos que tengan carácter permanente. Se dedica para motivos diversos.

Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos de iniciar alguna operación comercial.

Objetivo:

  • Mejor cumplimiento de leyes o preceptos reglamentarios
  • Reservarse para asuntos de carácter permanente
  • Comunicar motivos diversos

Características:

  • No tiene un destinatario específico sino general (A todos los obreros)
  • Se reproduce de manera masiva
  • Se coloca en los tableros de aviso o en periódicos murales
  • Se circula de mano en mano como un volante
  • Se redacta en un tono personal, hablando directamente al lector
  • Emplea un papel membretado
  • Establece teléfonos y correos electrónicos para favorecer la retroalimentación

Desventajas:

  • Suele confundirse entre los anuncios
  • Carece de atractivo
  • Provoca muy poca retroalimentación

Criterios:

  • Si es urgente úsela.
  • Si detalla un tema importante, prefiera el folleto o la tarjeta promocional.
  • Estampe su firma si desea dejar constancia de autenticidad
  • Que sea agradable visualmente
  • Agradezca la atención de lectores
  • Imprima fecha

Elementos externos de la Circular:

-Membrete: arriba del documento, donde se menciona el nombre de la empresa o institución.
-Circular N°: se coloca debajo del membrete, indica el número asignado administrativamente a esa circular en particular.
-Materia/Asunto: debajo de “Circular N°”, es una breve referencia sobre lo que trata la circular.
-Lugar, fecha de emisión.
-De: Indicación de quien envía la circular
-A: Indicación de a quien se envía.
-Cuerpo: El contenido de la misma
-Frase de despedida
-Nombre, apellido y cargo.

Unidad 2 La Carta Personal

DEFINICIÓN: La carta personal es uno de los modos más efectivos de comunicación porque lleva implícito un destinatario ÚNICO. Viene a ser una conversación por escrito entre personas ausentes.

Es uno de los géneros literarios más antiguos que se conocen, y ha mantenido básicamente sus mismos elementos a través de la historia. Esta continuidad se explica por la necesidad de suplir la comunicación oral mediante una fórmula sencilla que permita la comunicación entre personas alejadas físicamente.

Requisitos esenciales para redactar cartas efectivas:

  1. Capacidad de comprender la situación (de lo que se pretenda hablar, definir concretamente qué se quiere decir; exponer l que se desea expresar de una manera clara, concisa, cortés y convincente)
  2. Capacidad de dominar la expresión. (cada receptor es distinto, por lo tanto debe elegirse el tono adecuado para el destinatario según su circunstancia, su carácter y el interés de la carta misma).

Ventajas que nos ofrece la carta si la usamos:

  • Ser causa o motivo de Atención
  • Impresión de exclusividad
  • Halaga el Ego
  • Se lee y se relee
  • Establece una relación personal (Firma y Recibe)
  • Invita a la respuesta (Cortesía)

Desventajas que enfrentamos al utilizarla:

  • Costo (tiempo: Secretaria, Jefe; dinero: papel, tinta. No más de 50 cartas al día. Cinco minutos, pero… Revisión, Individualización, Firma, envío, acuse de recibido.
  • Dificultad: introducir, desarrollar, resumir y motivar en menos de una cuartilla.
  • Impecabilidad
  • Firmar con igual cortesía y cuidado.

Criterio ejecutivo para utilizarla:

  • Si la importancia del asunto lo requiere.
  • Si la intención es persuadir o convencer
  • Si aparee la duda… acuda a la circular.
  • Si la cantidad de destinatarios no es exagerada, opta por la carta personal
  • Elección de papel y sobre con buen gusto (no es la organización la que escribe la carta, sino una persona)
  • Sea personal y atento
  • Pregunte la opinión de otros (otros ojos ven más claro).

¿Cómo redactarla?:

  • 1.- Tener conciencia de lo que se quiere
  • 2.- Cubrir todos los puntos importantes.
  • 3.- Llamar la atención desde un principio. (encabezado: captar para seducir)
  • 4.- Crear interés en cada línea para inducir a seguir leyendo. (Cada línea cuenta, debe ser apetitosa)
  • 5.- Crear deseo por parte del receptor. (Una justificación racional, emocional: más feliz, más fácil, etc.).
  • 6.- Llamar la atención.
  • 7.- Establecer dónde debe llevarse a efecto el resultado de la acción. (Instar a la acción)

Elementos formales de la carta:

1.- Membrete: diseño, logo que caracteriza a la empresa. Incluye:  Dirección web, teléfono, -va en la parte superior de la hoja-

2.- Lugar y fecha del remitente: – lugar, día, mes, año. Va del lado derecho de la carta, ejem: Miami, 12 de febrero de 2010.

3.- Nombre y dirección del destinatario. Corresponde al individuo o la institución a quien se dirige la carta. Comprende el tratamiento de rigor que se debe dar al destinatario. Ejemplo: “Dr., Lic. etc. También debe consignarse la dirección.

4.- Asunto o referencia. Esta línea, situada entre la dirección y el saludo, es una guía tanto para quien contesta la carta como para quien la archiva. Ejemplo: Asunto del Sr. Palacios Díaz. Ref. Ausencias y retrasos a clase de Redacción.

5.- Salutación. Fórmula de saludo. Línea de cortesía. Se alinea en el margen izquierdo, debajo de la dirección. Se remata con dos puntos.

6.- Introducción. Palabras preliminares. Corresponde a la introducción de la carta: debe ser breve y concisa. Tiene por objeto despertar el interés del destinatario.

7.- Desarrollo del tema. Aquí se expone el asunto que motiva la carta con frases completas y claras para que el destinatario comprenda inmediatamente su contenido.

8.- Despedida. Debe ser breve y sencilla, en armonía con el saludo inicial. Procure que sea cordial. Ejemplo: Atentamente, cordialmente, etc.

9.- Firma. Es la rúbrica original del emisor y debajo –en la carta comercial- se acostumbra escribir el nombre y el cargo de quien la envía.

10.- Iniciales de identificación. Son las que corresponden a quienes han redactado la carta y después de una diagonal quien la mecanografió. Ejemplo RPDL/ dagr

11.- Anexos. Siempre que se adjunte a la carta algún documento (cheque, recibo, factura, etc.), ello debe indicarse al pie de la carta, en el margen izquierdo, debajo de las iniciales de identificación. Ejemplo Anexo: Póliza núm. 324 c.c. (copia carbón) Juan de las Cuerdas.

12.- Posdata. La posdata o “post scriptum” es un corto mensaje escrito al pie de la carta, en el margen izquierdo y después de la firma, destinado a incluir alguna información importante que se ha omitido en el texto de la carta. Ejemplo. PD Enrique Trejo se comunicará con usted para recibir el informe.

Recomendaciones finales:

  • 1.- Trate un solo asunto en cada carta
  • 2.- Si son varios asuntos, éstos deben guardar estrecha relación entre sí.
  • 3.- Si son muchos asuntos, escriba un número delante de cada uno de los párrafos, para facilitar la comprensión del destinatario.
  • 4.- Dedique un párrafo a cada cuestión o tema plantados
  • 5.- Aclare la idea que motiva la carta
  • 6.- Empiece por lo más importante
  • 7.- Exponga con claridad los hechos y argumentos
  • 8.- Evite los párrafos extensos
  • 9.- Evite repetir las palabras e ideas
  • 10.- Termine de un modo natural y cordial. Procure que la despedida no sea larga.

UNIDAD 2 El Memorando

Etimológicamente, memorando deriva de la palabra latina memorándum, que  significa: “cosa que debe tenerse en la memoria”. En el campo del Derecho Político Internacional, el memorándum es una comunicación diplomática, menos solemne que la memoria y la nota, por lo común no firmadas, en la cual se recapitulan hechos y razones para que se tengan presentes en un asunto grave. También se considera como un acta que recuerda o propone de nuevo alguna cosa.

Originalmente, el memorando, en cuanto a su fondo, debía reducirse a una exposición sumaria del estado de una cuestión, pues únicamente de esta manera podía conducir al fin que él perseguía. En cuanto a su forma, debía mantener severamente la concisión, no sólo para la mejor comprensión de lo que debía recordarse en el momento dado, sino porque la gran abundancia de datos podía confundir la dignidad de las potencias del orador, comprometiendo la resolución del asunto.

 DEFINICIÓN: Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc. Carta resumen para uso entre los niveles internos de una organización.

OBJETIVO

  • a) recordar asuntos
  • b) Comunicar  disposiciones
  • c) Solicitar informes
  • d) Exposición sumaria del estado de una cuestión. 

Memorando breve  

El memorando breve, corto, de poca extensión, tiene como finalidad transmitir una información específica en el seno de una empresa. Su redacción debe ser exacta y directa; generalmente se hace según el formato de un impreso de la misma empresa, donde aparece el membrete de la misma.

Los datos o elementos externo-formales que deben aparecer en un memorando son los siguientes:

  • - Membrete (logotipo de la empresa)
  • - Número de memorando
  • - Fecha (día de emisión del memorando)
  • -  A: (Rellenar con el Nombre de la sección, el departamento, hacia donde se detinará el memo)
  • - P/C (Abreviaturas  para consideración de la persona a quien va dirigido el memo. Ejemplo: P/C Lic. Ramón Palacios Díaz de León)
  • - De: (Rellenar con el nombre del remitente la sección, departamento, etc. A que pertenece: “Comunicación”, por ejemplo.)
  • - Asunto:  (Se debe rellenar con el título de la información que se quiere proporcionar)
  •  - Información del asunto (los tres párrafos de contenido del cuerpo del asunto)
  • - Firma (nombre del remitente)
  • - Rúbrica (el trazo original de la firma)
  • - Señalamiento de copias (al final y con letras pequeñas, las abreviaturas de CCP –con copia para)
  • - Siglas de la secretaria que elabora el memorando (DAG, por ejemplo)

REDACCIÓN

  • - Vocativo
  • - Exposición del asunto
  • - Ideas subordinadas
  • - Conclusión
  • - Cortesía final

Estilo:

  • Evita las formas anticuadas: por medio de la presente, por este conducto, su seguro servidor, etc.
  • Simplifica: evita la perífrasis: por todo lo expresado anteriormente, a partir de mañana se iniciará, atendiendo lo escueto de la noticia, ante el hecho de que no es necesario, etc.
  • Sea directo
  • Sea breve
  • Sea claro y sencillo
  • Utilice un tono positivo
  • Lea detenidamente el contenido de lo escrito antes de firmar.

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